A Comprehensive
Distribution System Software
Developed by : Youngky Sunjaya, Handi Rusli, Antonyus Simanjuntak, Ayi Darmawan
Apakah ASIS?
ASIS atau Application Sales &
Inventory System merupakan perangkat lunak aplikasi (application software) yang khusus dirancang dan dikembangkan untuk dipergunakan oleh
perusahaan yang bergerak dalam bidang usaha distribusi.
ASIS yang merupakan aplikasi
persediaan barang & penjualan yang sangat cocok digunakan pada perusahaan
Distribusi ataupun Dagang karena ASIS selain powerfull untuk integrasi data
juga memilki feature Windows Base dan User friendly. ASIS pada awalnya adalah Sistem
Informasi yang dibuat dalam rangka memenuhi kebutuhan akan sistem informasi di PT. Alam Sumbervita
dan Indoeskrim Meiji Group Distributor.
ASIS
dikembangkan berdasarkan pengalaman kami pada salah satu Distributor Consumer
Good, PT Alam Sumbervita yang merupakan salah satu Distributor Indofood Group yang memiliki
beberapa cabang, dimana tiap modulnya merupakan hasil evaluasi dari beberapa
Departemen, Divisi dan Staf-staf seperti Sales, Marketing, Warehouse, Logistik,
Transporter Delivery, Divisi A/R, A/P. Di dalam proses pengembangan-nya juga
disesuaikan dengan Standarisasi Distribution Bisnis yang sudah pernah diperiksa
oleh Internal Audit INDOFOOD berikut pemeriksaan oleh External Audit serta
Akuntan Publik. Oleh karena itu ASIS menjadi Software utama yang sudah
dipergunakan oleh beberapa Distributor
besar yang sudah memiliki beberapa cabang.
Perkembangan ASIS?
September 1996, pada awalnya
dibuat suatu aplikasi sederhana yang dipergunakan hanya untuk Control dan
Monitoring Keluar Masuk Barang dari dan ke Gudang Utama dimana masih
mempergunakan versi DOS.
Agustus 1999, kemudian
diintegrasikan dengan Data Transaksi Sales yang juga terkait terhadap data A/R
berikut A/P.
Mei 2002, Dikarenakan jumlah
data transaksi yang semakin banyak, ditemukan beberapa keterbatasan Aplikasi
yang masih mempergunakan System Operasi DOS (mis; Jika jumlah data yang terlalu
banyak sering menimbulkan error atau hasil proses data yang tidak stabil yang
juga sekaligus memperlambat beberapa Proses Administrasi maka maka dikembangkan
suatu Software Versi Windows yang dapat menangani beberapa tipe Database Engine
yang berbeda (Native DBF, SQL Server, MySQL, PostgreSQL). Kami namakan Software
tersebut “ASIS” (Application Sales & Inventory System).
Jan 2003, Dikarenakan banyaknya
bentuk report laporan yang berbeda-beda dari beberapa Distributor, maka ASIS
diintegrasikan Output Reportnya ke dalam bentuk Pivot Table Ms. Excell untuk
memudahkan dalam membentuk Output Report Analisa sesuai dengan yang diinginkan
oleh User. Hasil Output Report Cetak juga dapat langsung dikonversikan dalam
bentuk HTML, PDF, EXCEL.
Seiring dengan berjalannya
waktu, saat ini, untuk mempermudah Control dan Monitoring terhadap
transaksi-transaksi yang memiliki beberapa
Cabang, maka ASIS dikembangkan lagi agar dapat menghandle Database
dimana Satu Database mewakili Satu Cabang. Tetapi dalam pembentukan Report
Output dapat secara otomatis digabungkan ke dalam satu bentuk Report. Serta dapat diakses
secara On Line termasuk Pencetakan Invoice.
ASIS
merupakan aplikasi persediaan barang & penjualan yang sangat cocok
digunakan pada perusahaan Distribusi ataupun Dagang karena ASIS selain powerfull untuk integrasi data
juga memilki feature Windows Base dan User friendly. ASIS
adalah Sistem Informasi yang pada awalnya dibuat untuk PT Alam Sumbervita dalam rangka memenuhi
kebutuhan akan sistem informasi di PT. Alam Sumbervita dan Indoeskrim Meiji
Group Distributor.
Pada awalnya aplikasi ini merupakan sebuah program
Inventory Control yang hanya mencatat pemasukan dan pengeluaran barang di
gudang. Kemudian seiring permintaan akan kebutuhan sistem yang
bisa mencatat transaksi pembelian dan penjualan serta transaksi hutang dan
piutang maka aplikasi ini berkembang dan berubah namanya menjadi ASISApplication Sales & Inventory System. Setelah aplikasi
ini diimplementasi di PT. Alam Sumbervita dan dapat berjalan dengan baik, pihak
management melihat bahwa aplikasi ini dapat digunakan oleh para sub distributor
Indoeskrim Meiji. Nama ASIS sendiri kami pilih agar mudah dipahami bahwa aplikasi
ini merupakan sistem informasi untuk perusahaan Distributor atau Dagang.
Ruang Lingkup ASIS
ASIS digunakan untuk mendukung sistem pembelian, persediaan barang, dan penjualan serta mencatat seluruh informasi hutang dan piutang usaha. Adapun Bagan Ruang Lingkup dari ASIS adalah sebagai berikut (digambarkan dalam bentuk Data Flow Diagram - Diagram 0) :
Fitur-Fitur pada ASIS
Ada banyak fitur-fitur baru yang
tersedia di ASIS version 1.0. Fitur besar yang terdapat di versi ini adalah:
- Mendukung Multi Platform Database, yang dimaksud disini ASIS
bisa mendukung salah satu database yaitu Native (DBF), SQL Server 2000
atau MySQL. ASIS sangat menyarankan untuk memakai salah satu SQL Server
atau MySQL karena database tersebut dari segi keamanan, keluwesan dan
kecepatan jauh diatas apabila anda memakai platform DBF.
- Pengembangan Engine ASIS menjadi 3 bagian : ASIS Central, ASIS
Library & ASIS Client.
- Pengembangan pada engine laporan yang lebih powerfull dan lebih
mudah digunakan. Tidak hanya itu, laporan ASIS-pun dapat di-export ke
format HTML atau Microsoft® Excel™.
- Combine data antar Cabang pada Pivot Table, ASIS mempermudah apabila user menghendaki data-data
cabang di combine menjadi satu analisa.
- Penambahan Modul Fasilitas Penjualan, transaksi-transaksi
yang berhubungan dengan fasilitas yang diberikan kepada customer seperti
Freezer, Ciller dapat dicatat disini. ASIS akan memberikan data riwayat
transaksi yang terjadi pada fasilitas tersebut. Penjualan per fasilitas
bisa diketahui untuk dianalisa.
Selain fitur-fitur besar di atas,
berikut perincian penambahan / perbaikan fitur yang telah dilakukan di versi
1.0 :
Customer
- Bisa melihat jumlah fasilitas penjualan yang dipinjam oleh
customer.
Product
- Penambahan per Karakteristik barang sehingga apabila kode ini
diisikan ke master product maka apabila ada transaksi baik yang berkaitan
dengan pengeluaran barang untuk van di gudang atau transaksi penjualan via
van/canvas atau taking order (TO) maka ASIS akan memilah transaksi
tersebut sesuai karakteristik barang dan antara satu karateristik barang
dengan lainnya tidak dapat dicampur kedalam satu transaksi. Pengkodean ini
sangat bermanfaat apabila dalam satu van tidak dapat dicampur antara satu
karakterstik product yang satu dengan lainnya sehingga user tidak
dibebankan saat entry barang karena tidak harus memilah-milah barang
secara manual.
Group Salesman/Sub Group Salesman
- Data ini memungkinkan informasi dimana penjualan bisa dianalisa per
supervisor.
Penambahan pada beberapa Laporan
Pivot diantaranya :
- Pivot Penjaulan, dapat melihat transaksi per Grup/Subgrup Salesman,
Data Vendor dan Penjualan per Fasilitas.
- Pivot Arus Piutang, dapat melihat transaksi per Nomor Invoice, per
Grup/Subgrup Salesman (Supervisor).
· Pivot
Umur Piutang, dapat melihat transaksi per karakteristik barang.
· Pivot
Umur Hutang, adanya fitur aging payable/hutang usaha
· Pivot
Arus Hutang, adanya fitur untuk melihat arus payable/hutang usaha.
·
Pivot Fasilitas Penjualan, dapat melihat per
transaksi fasilitas atau per posisi fasilitas.
Lain-lain
- Perbaikan minor bugs
- Perubahan pada tampilan menu dan desain aplikasi, sehingga
memudahkan pengguna dan lebih nyaman dioperasikan.
- Penambahan pada laporan-laporan mendukung Hutang Usaha.
- Penambahan digit pada laporan terutam yang berhubungan dengan
Inventory, Penjualan dan Piutang Usaha.
- Cetakan kwitansi per detail transaksi, selain cetakan standar yang
sudah dikenal pada versi sebelumnya di ASIS 1.0 formulir kwitansi bisa
dilihat per tanggal, nomor invoice, referensi invoice serta amount
invoice.
Version Historis
Pada versi 1.0 dimana ASIS telah mengalami
perubahan-perubahan besar pada engine-nya, sebelumnya ASIS telah memiliki
riwayat versi dalam perkembangannya. Berikut riwayat dari versi ASIS sebelum
versi 1.0
Version 0.40
- Powered by Microsoft Visual FoxPro 8.
- Perbaikan minor bugs.
- Mendukung Windows XP Themes (VFP 8 Features).
- Pemisahan antara logo perusahaan di aplikasi dan logo perusahaan di laporan. (Settings)
- Penambahan Features di Daftar Customer (kini bisa mencetak customer berdasarkan status Aktif / Non-Aktif, historis penjualan, filter berdasarkan customer yang nonaktif)
- Improvement pada stabilitas database (menggunakan Database Container) serta menggunakan metode transaction pada setiap penyimpanan data yang memiliki detail, sehingga jika terjadi kegagalan penyimpanan pada tengah-tengah transaksi ... sistem akan mengabaikan transaksi yang sudah diinput.
- Penambahan Features Alokasi Pengeluaran Barang Van (pada saat entri pengeluaran barang van, stok tidak langsung update, tetapi harus diposting terlebih dahulu untuk menjaga konsistensi data).
- Improvement pada modul Hitung Ulang, kini bisa menghitung ulang produk tertentu saja.
- Improvement pada pencetakan Serah Terima Barang (pengeluaran van), kini bisa memilih ukuran kertas ( Invoice atau Letter ).
Version 0.41
- Perbaikan minor bugs
- Penambahan fasilitas Penuntun / Wizard pada saat pembuatan kwitansi.
- Kwitansi kini mendukung untuk pembayaran Group / Sub Group Customer, Cth: Hero Group, Carrefour Group, dll.
- Penambahan Master Jadwal Kunjungan, Rute Kunjungan, Rute Kolektor beserta Penuntun / Wizard.
Version 0.42
- Perbaikan minor bugs
- Penambahan fasilitas Penuntun / Wizard pada saat pembuatan Daftar Tagihan per kolektor.
- Penambahan field Nama Full Barang pada Master Barang (digunakan untuk kepentingan Pajak - nama produk harus selengkap-lengkapnya)
- Penambahan features pencetakan Nama Full Barang pada Invoice / Faktur Pajak Standard / Faktur Pajak Sederhana (dapat diatur customer tertentu saja yang menggunakan Nama Full Barang di Master Customer)
- Penambahan features pemberian nomor Invoice secara manual (khusus penjualan van).
Version 0.42a
- Perbaikan bug pada Serah Terima Barang (Pengeluaran van & Pengembalian van)
- Perbaikan bug pada Wizard Rute Kolektor & Wizard Daftar Tagihan
Version 0.43
- Perbaikan minor bugs
- Penambahan fasilitas Perbaikan Tabel Database di File Settings
- Penambahan fasilitas Pivot Table Titipan Penerimaan Harian
Version 0.44
- Perbaikan minor bugs
- Penambahan fasilitas File Alokasi Penjualan Van, Daftar Alokasi Penjualan Van, dan Posting Alokasi Penjualan Van (semua modul ini digunakan untuk meminimalisasi tingkat kesalahan pemakai pada saat meng-entry penjualan van. Karena sebelum adanya modul ini, pemakai seringkali melakukan kesalahan entry dan baru menyadarinya pada saat setelah menjadi Invoice, sehingga fungsi kontrolnya tidak ada).
- Penambahan fasilitas Penerimaan Retur Gantung by Qty, Penerimaan Retur Gantung by Price, File Tolakan Retur Gantung, Daftar Stok Retur Gantung, dan Alokasi Retur Gantung ke Penerimaan Retur (semua modul ini digunakan untuk penerimaan retur oleh customer, tetapi customer belum menentukan akan memotong Invoice yang mana atas retur tersebut).
- Penambahan Kode Rute pada pencetakan Invoice.
- Penambahan Pilihan "Pemberlakuan Customer PKP pada Penjualan Van" di File Settings.
- Perubahan pada bentuk menu (Retur Penjualan kini terpisah dengan File Penjualan).
- Perbaikan minor bugs
- Penambahan Anggaran Diskon A & B di Sistem Penjualan meliputi
Penjualan Taking Order maupun Penjualan Van.
- Mendukung Diskon Variatif pada semua transaksi Penjualan (Diskon
bisa diedit dengan batasan masih lebih kecil dari standar yang sudah
ditentukan).
- Penambahan Laporan Daftar Diskon yang akan habis masa berlakunya.
- Mendukung pembayaran piutang dengan Retur Penjualan dari Customer
maupun Grup Customer.
- Mendukung pembayaran piutang dengan Harga dari Customer (dgn
catatan selisih antara harga customer dengan Nilai yang sebenarnya akan
dialihkan ke Rounding Loss).
- Perubahan Engine ASIS (kini dipecah menjadi 2 Executable Files. ASIS.EXE dan ASISTOOLS.EXE) dan Penambahan Data Dictionary di Database ASIS.
- Penyederhanaan modul Sales/Penjualan, Piutang Usaha
- Penambahan modul Export Data Pajak Keluaran ke format CSV untuk
E-Faktur.
Fasilitas
/ Features yang sudah ada sebelum Version 0.51
Sistem
secara umum / General Features
- Mendukung platform Microsoft® Windows 98, NT4, ME, 2000, dan XP
- Sistem yang terintegrasi (Integrated System)
- Menggunakan Sistem untuk mendukung PKP, seperti mencetak Faktur
Pajak, Rekapitulasi Faktur Pajak dan PPN-BM.
- Mendukung Sistem Kalender Operasional.
- Mendukung laporan multi-dimensi untuk analisa Pembelian, Penjualan,
Piutang Usaha, Pengeluaran Van, Pengembalian Van, Retur Penjualan dan
lain-lain (menggunakan fasilitas Pivot Table dari Microsoft® Excel)
- Dokumentasi dalam bentuk HTML Help ( menggunakan RoboHelp® 10 from
eHelp Corporation).
- Restrukturisasi Database pada saat menemukan versi yang lebih baru.
- Penggunaan Toolbar pada Menu Utama, yang terdiri dari : Kalkulator,
NotePad, Cascade Window, Setting Printer, About ASIS, ASIS Help Book, dan
Log Out (ganti pemakai).
- Pop-Up Window untuk mencari kode barang, kode customer, kode
supplier, kalender, dll (penekanan tombol F5).
- Fasilitas Periksa Integritas Database
- Fasilitas Asisten ASIS (ASIS Assistant) yang dapat berbicara (Text
to Speech Technology)
Sistem
Inventory
- Mendukung Good Stock & Bad Stock Inventory.
- Transaksi Pemasukan & Pengeluaran Barang (Adjustment)
- Adjustment Inventory Flow (Good / Bad)
- Penerimaan Barang dari Supplier (terintegrasi dengan Sistem
Pembelian)
- Mendukung pengiriman barang ke customer secara parsial/sebagian
(terintegrasi dengan Sistem Penjualan)
- Mencetak Surat Jalan, Good Receipt Note, dan Bukti Keluar Masuk
Barang dari Salesman/Van.
Sistem
Pembelian
- Mendukung Sistem Permintaan Barang (Purchase Request).
- Mencetak Surat Pemesanan Barang kepada Supplier (terintegrasi
dengan Sistem Inventory)
- Mencetak Laporan Pembelian (Purchase Report)
- Mendukung Sistem Retur Pembelian berikut dokumen-dokumen pendukung
(terintegrasi dengan Sistem Inventory)
Sistem
Hutang Usaha
- Mendukung pembayaran sebagian/parsial (terintegrasi dengan Sistem
Pembelian)
Sistem
Penjualan
- Mendukung sistem Taking Order, Direct Sales by Salesman (Motorcycle
Team), dan Direct Sales by Van.
- Mendukung Customer PKP maupun PTKP
- Pengelompokan Customer berdasarkan Area / Wilayah dan Jenis Usaha
(masing-masing 2 level)
- Fasilitas Otorisasi Pengiriman Barang pada modul Penjualan - Taking
Order. ( Sistem minimum order, kredit limit & 1 invoice gantung / one
bill system )
- Pengelompokan Fasilitas Penjualan Customer sebanyak 2 level.
- Mendukung Transaksi penjualan (Taking Order & Direct Sales by Van)
dengan memperhitungkan Fasilitas Penjualan yang dimiliki oleh Customer,
sehingga Fasilitas Penjualan yang kita berikan kepada Customer dapat di
analisa utilitasnya (dapat dilihat di Pivot Table Penjualan).
- Pengelompokan Barang/Produk sebanyak 4 level.
- Pengelompokan Harga Barang/Produk serta masa berlakunya.
- Pengalokasian Barang sebelum pengiriman (Sistem Taking Order -
terintegrasi dengan Sistem Inventory)
- Mendukung Diskon Strata (Sistem Taking Order & Direct Sales by
Van).
- Pemisahan Diskon Produk menjadi Diskon A dan Diskon B dengan
menggunakan persentase/rupiah per Produk.
- Mendukung Sistem Retur Penjualan berikut dokumen-dokumen pendukung
(terintegrasi dengan Sistem Inventory)
- Pengendalian pencetakan Faktur dengan mencetak "Copy ke -
XX" pada Faktur Penjualan.
Sistem Piutang Usaha
- Mendukung Pembayaran sebagian/parsial ataupun per kwitansi.
- Mendukung Pembayaran Titipan, seperti : Cek/Giro, atau transfer.
- Mencetak Daftar Tagihan berdasarkan rute kolektor / salesman.
- Fasilitas Cetak Kartu Piutang pada Modul Piutang Usaha.
- Fasilitas mencetak Kwitansi.
Spesifikasi Hardware yang dibutuhkan
Spesifikasi Minimum yang dibutuhkan untuk
menjalankan ASIS di komputer client adalah sebagai berikut :
Computer
|
:
|
PC minimum dengan Pentium class
processor atau kompatibel or higher recomended
|
Peripherals
|
:
|
Mouse
|
Memory
|
:
|
128 MB RAM (128 MB or higher
recommended)
|
Display Card
|
:
|
VGA 32 MB
|
Video
|
:
|
800 x 600 resolution, 256 colors
(High color 16-bit recommended)
|
Hard Disk Space
|
:
|
500 MB yang masih tersisa
|
Sistem Operasi
|
:
|
Windows XP, Win7, Windows Vista.
|
Spesifikasi minimum yang dibutuhkan pada komputer
Server adalah sebagai berikut :
Computer
|
:
|
PC Server dengan I3 class processor
atau higher recommended (tergantung jumlah pc client)
|
Peripherals
|
:
|
Mouse
|
Memory
|
:
|
2GB RAM
|
Display Card
|
:
|
VGA 128 MB
|
Video
|
:
|
800 x 600 resolution, 256 colors
(High color 16-bit recommended)
|
Hard Disk Space
|
:
|
500 MB yang masih tersisa
|
Sistem Operasi
|
:
|
Windows 2003 Server or above
|
Apakah komputer dengan
spesifikasi lebih kecil dari Spesifikasi Minimum dapat menjalankan Aplikasi ini
? Jawabnya, bisa ! tetapi perlu diketahui bahwa sistem operasi yang berbentuk
GUI seperti Windows memerlukan alokasi memori yang besar dan kecepatan tinggi.
Akibatnya ASIS yang dijalankan dibawah dari Spesifikasi Minimum akan
mendapatkan kesulitan dalam hal kecepatan akses.
